Reklam

Akıllı Ofis Teknolojileri – Smartoffice

Smartoffice CEO’su Serap Köprülü ile akıllı ofis konseptini, gelişen teknolojiyi ve zayıf akım sistemlerini konuştuk.

‘’Eğer çalışacaksak en iyi firmayla çalışmalıyız, sektörün en önde gelen ve en iyi standartlarını oluşturan firmayla ama eğer bir dedektör çalışmıyorsa; o ofis hayata geçmez.’’

Smartoffice, 2010 senesinde küçük bir girişim hikayesi olarak başladı. Maslak’ta 225 metrekarelik bir alanda, 6 oda 2 tane de toplantı odası ile Türkiye’de henüz çok bilinmeyen, çok tanınmayan bir sektör olan ‘’esnek ofis’’ ve ‘’hazır ofis’’ alanında hizmet vermeye başladı. O yıllarda bu hizmetin ne olduğunu anlatmamız, yaklaşık bir saatimizi alıyordu çünkü kimsenin tanıdığı bir sektör değildi. Bir de bizim kültürümüzde olan kendi ofisim olsun, kendi asistanlarım olsun kavramı çok baskındı. Fakat biz bu işin gerçekten şirketlere ne kadar büyük sürdürülebilirlikler kazandırdığına çok inanıyorduk. O dönemde yurtdışında bu tarz ofisler kullanmıştım ben kendim. Yine İstanbul’da, global bir firmanın şubesinde bir süre yer almıştım ve işletmelerin en büyük dertlerine nasıl çözüm bulduğuna bizzat şahit olmuştum. Kendi içimde de her zaman kendi şirketimi kurma arzum vardı, profesyonel hayatta çalışırken ben de işimi bırakıp böyle hiç bilmediğim, tanımadığım bir sektörün içine büyük bir cesaretle girmiş bulundum. Bugün Smartoffice, müşterilerinin de takdiriyle, 12 lokasyonda 20.000 metrekareye yakın alanda çok sayıda yerli ve yabancı hatrı sayılır şirkete hizmetlerini sunuyor. Büyümeye de, gelişmeye de devam ediyor. Smartoffice’in hikayesi böyle.

Smartoffice hangi hizmetleri sunuyor?

Bizim temelde durduğumuz nokta; şirketlerin özellikle kendi işlerine odaklanmaları, kendilerini büyütmeleri adına yollarını aslında açmak ve onları hızlandırmak. Bunu şöyle açabilirim; biliyorsunuz bir kişi herhangi bir iş kurmak istediğinde ya da bir yatırımcı farklı bir ülkede işe girmek istediğinde, eline bir kalem kağıt aldığında ya da Excel’in önüne geçtiğinde ilk yaptığı şey; oradaki ofis kiralama maliyetleri, yatırım maliyetleri, idari personel maliyetlerini incelemek ve bunları hesap etmek. Çok eskiden belki ailelerimizde babalarımızın, amcalarımızın ya da abilerimizin ilk yaptığı şey; kalem kağıt alıp ofis kirası, aidatı, elektrik, masa, sandalye gibi o ilk hesapta o kadar çok güzel fikir ve o kadar çok girişim ya da iş fikri rafa kalktı ki…Çünkü ilk maliyetler, her zaman şirketleri ilk hırpalayan şey oluyor. Bizim tam da durduğumuz nokta aslında burası; şirketlerin bu bariyerlerini ortadan kaldırmak. Onlara çok profesyonel bir ortamda o bölgenin, o ülkenin ya da o şehrin merkezi iş alanlarında profesyonel ekiplerle bu servisleri sunup ve bunu da çok cüzi bütçelerle sunarak, onların işlerini büyütme konusunda yollarını açmak. Tabii bunu yaparken çok farklı segmentlerde firmalarla çalışıyoruz. 12 yıllık serüvenimizde müşterilerimizi ve hizmet verdiğimiz firmaları 3 ana segmente ayırdık. Bunlardan bir tanesi SoHo. İngilizce olarak ‘’smalloffice-homeoffice’’ kısaltılması. Bu yapıdaki firmalarımız genelde evlerinde çalışan avukatlık yapan, danışmanlık yapan, koçluk yapan firmalar ya da büyük şirketlerin Türkiye’deki ilk irtibat ofislerini kurarken kurdukları yapılar. Bu firmalar bizden genelde legal adres, telefon cevaplama hizmeti, ortak alan kullanımları ya da arzu ettikleri zaman kiralayabilecekleri toplantı odaları ve ofis odaları çerçevesinde hizmetlerini alıyorlar. İkinci yapımızda, biraz daha büyük şirketlere odaklanıyoruz. Bunlar scale-up yapmış girişimler olabilir, Türkiye’deki yabancı şirketlerin ofisleri ya da burada 5-10 kişilik ofisler olabilir. Bu yapılar da bizden fiziki ofis alanları, bazen suit ofisler, yönetici odaları toplantı odaları ya da yönetici odaları ekip odaları gibi  kombinasyonlarda servisler alabiliyorlar. Keza bu firmalar da, bütün altyapı hizmetlerinden faydalanabiliyorlar; asistanlık hizmeti, telefon cevaplama, temizlik servisleri, çay kahve servisleri gibi. Misafirlerini ofislerde ağırlayabiliyorlar. Bizim tüm lokasyonumuzdaki ortak alanlardan diledikleri zaman ücretsiz kullanıp faydalanabiliyorlar ve aynı zamanda internet gibi en önemli altyapı hizmetlerinden birinden ücretsiz olarak faydalanabiliyorlar. 3.segmentimizde ise; bu bizim gerçekten pazarda çok üzerinde gittiğimiz ve 2014 yılından bu yana da geliştirmeye çalıştığımız bir alan. Büyük kurumsal müşterilere anahtar teslim projeler yapmak ve onların bütün servislerini sunmak. Ben bunu hep şeye benzetiyorum; bir zamanlar biz nasıl hepimiz araba filolarımızı şirketler olarak alırdık, onların kış lastiğiydi, ekibi, bakımı, onarımı ile her şeyde biz kendimiz ilgilenirdik ama bir süre sonra, araba kiralama şirketleri ortaya çıktı ve artık hepimiz arabalarımızı kiralıyoruz. Çünkü ana faaliyet alanımız olmayan bu konu, hepimizin elini çok oyalıyordu. Biz burada kurumsal firmalarda kendimizi tam olarak böyle konumlandırıyoruz. Ofis yönetmek, idare etmek, büyüyen ekiplere göre o ofisleri büyütmek ya da küçülen ekiplere göre küçültmek, ekstrem durumlarda kovid gibi, geçmişte yaşanan ekonomik sarsıntılar gibi durumlarda küçültme operasyonlarını sağlıklı biçimde yapmak adına şirketlerin ana faaliyeti olmasa da, çok ciddi zaman ve para harcadıkları bir alan. Bizim gibi profesyonellerle çalışan firmalar bu konuda gerçekten çok rahat ediyorlar ve o yüzden biz hep kurumsal firmalara 2014 yılından bu yana bu hizmetin ne kadar faydalı olduğunu anlatmaya çalıştık, başarılı da olduk. Özellikle kovid döneminden sonra bu hizmetin kıymeti çok daha anlaşılır oldu kurumsal şirketler nezdinde ve onlara uçtan uca bir servis sunuyoruz. Biraz önce bahsettiğim SoHo ya da mix size orta ölçekli şirketlerin aldığı bütün hizmetleri almakla birlikte, kurumsal firmalara yer seçiminden başlayan içerideki dekorasyon temalarının belirlendiği, onların teknik ve teknolojik altyapı ihtiyaçlarının tasarlandığı ve nihayetinde ofisin hızlı bir biçimde hazırlanıp teslim edildiği ve işletildiği bir model olarak sunuyoruz. Böylece şirketler hem büyüme küçülmelerini çok pratik bir biçimde yönetiyorlar, büyük kontrat süreleri altında büyük taahhütler vermek zorunda kalmıyorlar ve ofis yönetimini tamamen bize devrediyorlar. Bunun için büyük ekipler kurmak zorunda kalmıyorlar. Maliyet avantajından rahatlıkla faydalanabiliyorlar. Bu da bizim 3.segmentimiz.

‘’Akıllı ofis’’ teknolojisinden ve yatırımlarınızdan bahsedebilir misiniz?         

Aslında bakıldığında tamamen bir gayrimenkul işi gibi görünüyor; masa, sandalye, ofis, dekorasyon, iç mimari gibi konular fakat 2012 yılında biz, ilk teknolojik adımımızı attık. Yani yaptığımız ilk teknolojik büyük yatırımı yaptık. Salesforce.com’a geçtik. O dönemlerde bunun, aslında Türkiye’de Salesforce.com’un ilk kullanıcısıyız, çok büyük bir yatırım olduğunu söylüyordu çevremizdeki tüm danıştığımız kişiler. Fakat biz her zaman teknolojiyi ön plana almaya gayret ettik. Her ne kadar küçük bir şirket olsak da, bu konudaki yatırımlarımızda gerçekten cesur adımlar attık. Bu bize neler kazandırdı? İlk etapta bütün sistemin otomotize olmasını sağladı yani müşterimizle tanıştığımız ilk andan itibaren ayrılış süresine kadar ve sonrasında devamındaki müşteriyle olan iletişimimizi kurma aşamasına kadar her tür iletişimimizi kayıt altına alan, bütün bilgilerin içeride olduğu, kontratların, firmaların bizden aldığı hizmetler, bizim onlara sunduğumuz çözümlerin sistemde tanımlı olduğu aslında bir veri bankası oluşturduk. Bu bugün bizim işimize çok yarıyor. Çünkü aradan 10 yıl geçtikten sonra, gerçekten orda kendi iş hayatımızla ilgili çok güzel hikaye örgülerini görebiliyoruz ve bu da bizim gelecek stratejilerimizi etkileyen fikirler olarak ortaya çıkıyor. Öte yandan bütün sistemin otomotize olması, daha core bir ekiple çalışmamıza olanak sağladı ve aynı zamanda operasyonlarımızı çok hızlı yönetmemize olanak sağladı. Mesela Türkiye’de ilk kez gelen çağrıyı cep telefonuna bağlayan organizasyon bizdik. Bunu yurtdışındaki büyük global rakiplerimiz bile yapmıyordu. 2010 senesinde keza, ilk 10 megabit fiber simetrik internet altyapısını sunan firma bizdik. O dönemdeki birçok firma, büyük fabrikalarda dahi ADSL kullanılıyordu. Bununla da durmadık, devam ettik, kendi işimizin ihtiyaçlarını örneğin internetimizi 256 megabite upgrade ettik. Derken otomasyonla tanıştık, otomasyonun bize katacağı katkıları gördük. Kovid döneminde yaşadığımızı özellikle havalandırma ile ilgili konular, bu konuda ne kadar doğru kararlar verdiğimizi ortaya çıkarttı. Ofisin 7/24 açık olması bizi hep orda bir personele bağlı kılıyordu halbuki daha huzurlu ve güzel bir çalışma ortamı ve çalışan deneyimi yaratmak istiyorduk. Derken dijital kilitlerle tanıştık. Dijital kilitler konusunda da güzel bir atılım yaptık ve bugün geldiğimiz noktada, bir aplikasyon üzerinden firmalar bütün uygulamalarını, faturalarını, kullanımlarını, kullanıcı haklarını yönetebiliyorlar, istedikleri zaman satın alma yapabiliyorlar. İstedikleri lokasyona 7/24 dijital kilit ile girebiliyorlar, bir misafir davet ettiklerinde onlara geçici kilitler tanımlayabiliyorlar. Ofise geldiklerinde hiçbir düğmeye basmadan havalandırmanın, elektriğin, ışığın çalıştığını görüp ofisten çıktıklarında da bunların kapandığını görebiliyorlar. Küçük de olsa karbon ayak izini azaltan güzel bir katkımız oluyor ve ofislerdeki huzurlu ortamın da arttırıldığına inanıyoruz bu tip yapılarla. Teknolojiyi seviyoruz. Bakalım bundan sonra daha neler gelecek, neler ekleyeceğiz biz de heyecanla bekliyoruz.

Teknoloji ve firma seçiminde nelere dikkat ediyorsunuz?

Teknoloji seçiminde çok büyük bir handikapımız var; bizim büyük ekiplerimiz yok, büyük satın alma gruplarımız yok. Bu konuda çok büyük danışmanlık kadroları kurup ciddi yatırımlar yapamıyoruz çünkü sonuçta ne olursa olsun bir girişim firması burası ve her kaynağını en iyi şekilde değerlendirmek zorunda. Teknoloji seçiminin de, gerçekten şirketlerin en çok ehemmiyet göstermeleri gereken konulardan biri olduğunu düşünüyorum. Çünkü orada yaptığınız yatırımın geri dönüşünü doğru yatırım yapıp yapmadığınızı projedeki bütün maliyetleri üstlendikten sonra fark ediyorsunuz ve bu sizin için gerçekten hayal kırıklığı olabiliyor, aynı zamanda çok ciddi mali sıkıntılara da sebep olabiliyor. Biz orda kendimize bir prensip belirledik. Herhangi bir iş yapacaksak eğer teknoloji anlamında, iki tane konuya çok dikkat etmeliydik: bunlardan bir tanesi; çalışabileceğimiz en iyi markalarla, en iyi firmalarla dünya standartlarını oluşturan endüstride sürükleyici olan kurumlarla çalışmak zorundaydık. Çünkü vizyonumuzu ancak onlarla birleştirdiğimizde, onların da vizyonu ile birlikte kendimizi bir yerden bir yere götüreceğimize inandık. Öte yandan çalışacağımız ekiplere çok ehemmiyet verdik çünkü teknoloji yatırımı sadece aldığımız lisanslarla ve onları düğmeye basıp açmakla olmuyor. Bütün bu uygulamaları kendi kimliğimizle örtüştürmemiz, danışman ekiplerle çalışarak onu en iyi şekilde kurumumuza adapte etmemiz ve önce çalışanlarımızın sonra da müşterilerimizin ve sonra çemberin dışındaki tedarikçilerimizin bu teknolojiyi benimsemesini sağlamamız gerekiyor. Dolayısıyla bu iki konu bizim için çok önemliydi. Eğer çalışacaksak en iyi firmayla çalışmalıyız, sektörün en önde gelen ve en iyi standartlarını oluşturan firmayla ve bu uygulamaları hayata geçirirken de en iyi uygulama ekipleriyle ya da implementasyon ekipleriyle çalışmak zorundayız. Bunun farkındaydık, kararlarımızı da nitekim böyle verdik yani hem yazılım tarafında hem dijital kilitte hem otomasyonda seçtiğimiz firmalar hakikaten hatrı sayılır, global ve önde gelen firmalar oldu. Zaten CRM tarafında salesforce.com ile çalıştık ki; dünyanın en iyi CRM altyapısını sunuyor. Dijital kilitlerde ASSA ABLOY bizim için gerçekten mükemmel bir partnerdi, sadece uygulama olarak değil, aynı zamanda ekipleriyle de verdiği destek gerçekten bizim bugün kullandığımız altyapıyı rahatlıkla kullanmamıza olanak sağladı. Keza otomasyonlarda da Siemens Less Touch teknolojisini kullandık. Siemens ekibi ile çalışmak da büyük bir keyif ve çok güzel bir deneyimdi. Kendimizi geliştirmemiz adına çok faydalı olduğunu düşünüyorum, iyi ki bu ekipleri seçmişiz çalışmak için.                                  

Zayıf akım sistemlerine yapılan yatırımlar hakkında ne düşünüyorsunuz?

Zayıf akım konusu gerçekten projelerde bizim en çok vakit harcadığımız keza maliyetlerin çok yüksek olduğu ekipmanların kullanıldığı çok önemli bir konu. Ama burada çok önemli bir faktör var; can ve mal güvenliği, her şeyden önce can güvenliği. Bulunduğumuz binaların hepsi de bu anlamda donanımlı ve bu altyapı gereksinimlerini bizden talep eden binalar olduğu için, biz bunlara gerçekten çok ciddi vakit ve zaman ve para harcıyoruz. Fakat bu boş bir yatırım mı? Kesinlikle değil. Örneğin; bir yangın ya da riskli bir durum, bir kez olan şeyler yani ikinci kez olup telafi edelim diyeceğiniz şeyler değil, burada da gerçekten çok yüksek standartları tutturmak zorundayız. Bunun bir diğer yansıması da; biz çok sayıda yerli yabancı şirketle çalışıyoruz. Şirketlerimizin çoğunun bu anlamda yüksek standartları var. Çalışanlarının bulundukları ofislerin bu anlamda yeterli donanıma sahip olmaları, onlar için birinci kriter. Biz istediğimiz kadar güzel mobilyalarla donatılmış ofisler yapalım, en iyi yerlerde o ofisleri açalım eğer sağlık ve güvenlik kriterleri yeterliliği sağlamıyorsa, o şirkette çalışamayız. Dolayısıyla bu altyapılara çok ehemmiyet veriyoruz, önemsiyoruz da çünkü bunun getirdiği çok ciddi vicdani yükümlülükler de var. Öte yandan çok sayıda şirket tarafından da bu anlamda denetleniyoruz. Büyük kurumlar her zaman senede bir defa gelip bizim bu yeterliliklerimizi analiz ediyorlar. O bizim için çok güzel bir öğrenme de oluyor, neleri yapmamız gerektiği ya da yapmamamız gerektiği konusunda. Keza binalarımız da bu konuda çok bilgili. Bina teknik ekipleri, zaten biz o ofisi yaparken bütün projeleri bu anlamda onaylıyorlar. Mimari projenin onayından daha önemlidir zayıf akım projelerinin onayı ve ofis açılmadan, ilk kartlar verilmeden önce, yine bina yöneticilerinin ve yangın uzmanlarının ilk kontrol ettikleri şey odur; yani ofiste bir duvar eksikse, bir masa yoksa hiçbir sıkıntı yok ama eğer bir dedektör çalışmıyorsa, o ofis hayata geçmez, çalışmaz, kimse de o ofise alınmaz. Bunlar bence önemli kurallar. Hepimizin iş yaşamına girmesi gereken ve kazanmamız gerek değerler. Sadece bu A sınıfı diye adlandırılan plazalarda değil, şehrin en ücra köşesindeki iş yerlerinde bile bu konuların bence gündem olması ve denetimlerin yapılması çok elzem. Dediğim gibi sağlıkla ilgili konu. İkinici bir tekrarı yok ve burada harcanan maliyetin çok fazla bahsi olmaması gerekir.

Ben öncelikle çok teşekkür ediyorum. Sizlerle tanışmak gerçekten çok keyifliydi. Uzunca bir proje dönemimiz oldu ve hala devam ediyor, bu bizi çok mutlu ediyor. Dediğim gibi, çok şey öğreniyoruz sizden. Bu öğrendiğimiz şeylerin de hayata geçirilip, firmalara ve çalışanlara faydalar yarattığını görmek daha büyük bir mutluluk. Öte yandan bundan sonraki aşamalarda da yine her zaman sizin kolumuzda olmanızı çok isteriz. Bence çok faydalı bir şey yapıyorsunuz. Çünkü biraz önce de değindik, çok görünen, bilinen ve üzerine eğilen bir konu olmasa da, şu an sadece bazı yönetmelikler yüzünden bir çok firma ya da projede yer alsa da aslında çok kıymetli bir konu ve bu konudaki bilincin artması gerekiyor. Bu bilinç ne kadar artarsa aslında piyasaya da o kadar çok firma çıkar bu anlamda. Bizim şu an en büyük sıkıntımız; bu ürünlerin döviz bazlı olması. İnşallah yerli yatırımlarla da bu pazar büyür. Bence sizin buna katkınız çok büyük olacaktır. Bilinç yaratmak her zaman çok önemli bir meşaleyi ateşliyor, o yüzden teşekkür ediyorum sizlere.   

Zayıf Akım

Sitemizde yayınlanan içeriklerin izin alınmadan kısmen ya da tamamen kopyalanması, çoğaltılması, kullanılması, yayınlanması, satılması ve dağıtılması kesinlikle yasaktır. Bu hakları ihlal eden kişiler, 5846 sayılı Fikir ve Sanat eserleri Kanunu'nda yer alan hukuki ve cezai yaptırımlara tabi olurlar. zayifakim.com ilgili yasal işlemleri başlatma hakkına sahiptir.
Başa dön tuşu